董事通讯地址查册安排

新查册安排 : 2022年10月24日生效

《公司条例》（第622章）就公司注册处（下称「注册处」）备存的公司登记册内所载的个人资料订明新查册安排。

注册处备存公司登记册供公众查阅，当中包含个人资料。该等个人资料包括公司的董事的通常住址及完整身分识别号码，以及公司秘书和某些其他人士（例如清盘人及临时清盘人）的完整身分识别号码等。由公司备存的登记册上亦载有类似的个人资料予公众查阅。

根据《公司条例》有关新查册安排的相关条文（这些条文于2012年7月获立法会通过，但尚未完全生效），公司登记册会以董事的通讯地址代替通常住址，以及以董事、公司秘书及其他相关人士的部分身分识别号码代替完整号码，让公众查阅。通常住址及完整身分识别号码（下称「受保护数据」）只可由「指明人士」透过申请取得。同样，由公司备存的登记册上，公司可以收起受保护数据不予公众查阅。

新查册安排分三个阶段实施。有关的分阶段落实详情如下：

第一阶段
于 2021 年 8 月 23 日开始，公司可在其登记册上以董事的通讯地址代替通常住址，及董事和公司秘书的部分身分识别号码代替完整号码予公众查阅；
第二阶段
于 2022 年 10 月 24 日开始，公司登记册中董事索引所载的受保护数据，将以通讯地址及部分身分识别号码代替让公众查阅。在这阶段开始后向注册处登记的文件中所载的受保护数据，将不再提供予公众查阅。「指明人士」可向注册处提出取览董事等人的受保护资料；及
第三阶段
于 2023 年 12 月 27 日开始，数据当事人可向注册处申请不提供已在注册处登记的文件所载的受保护数据（下称「不提供的数据」），并以其通讯地址及部分身分识别号码代替让公众查阅。「指明人士」可向注册处提出取览董事等人的不提供的数据。

制订相关条文的目的，是为了容许公众可继续根据《公司条例》（第622章）下的目的查阅公司登记册以维持公司登记册的透明度和有效性的同时，加强对敏感个人资料的保障。

新查册安排的第二阶段

由实施日期起，登记册中董事索引所载的董事的通常住址及完整身分识别号码，会以董事的通讯地址及部分身分识别号码代替，让公众查阅。

在实施日期当日或之后交付注册处登记的文件中所载的董事的通常住址，以及董事、公司秘书及某些其他人士（例如清盘人及临时清盘人）的完整身分识别号码，不会提供予公众查阅。

「指明人士」可根据《公司（住址及身分识别号码）规例》（第 622N 章）第 12 条向公司注册处处长（下称「处长」）申请披露董事及其他人士的受保护数据。

本地公司须确保其董事登记册载有自然人董事的通讯地址。即使《公司条例》（第622章）附表11第115A条订明过渡安排，但董事登记册在第二阶段于2022年10月24日实施当日或之后的首个周年申报表日期前，必须载有所有自然人董事（包括备任董事）的通讯地址。

此外，如本地公司在第一阶段于2021年8月23日实施后将自然人董事的通讯地址记入董事登记册内，而该地址不是该公司的注册办事处地址，则该公司须在第二阶段实施后的15日内，就该董事的通讯地址向公司注册处处长交付表格ND2B。

根据《公司条例》第641(2)条，公司须将第643条指明的所需详情（包括通讯地址）记入董事登记册。如未遵从该规定，该公司及其每名责任人均属犯罪，可各处第4级罚款，如有关罪行是持续的罪行，则可就该罪行持续期间的每一日，另各处罚款700元。

为实施新查册安排的第二阶段，公司注册处处长已修订26款与申报受保护数据有关的指明表格，由第二阶段实施日期（即2022年10月24日）起开始使用。

任何人如获数据当事人授权，即为「指明人士」，可以取览公司登记册上有关人士的受保护资料。因此，你可要求数据当事人给你书面授权，以取得其受保护资料。你亦可考虑向在律师行从事法律执业的律师，或执业会计师寻求协助。

指明人士可透过以下途径，申请披露受保护数据：

网上申请

只有数据当事人、获数据当事人书面授权取得该等资料的人，及有关公司的成员才可在网上提出一次性申请。

申请须在公司注册处网上查册中心提出。申请人亦可透过智能手机及流动装置，使用注册处的公司查册流动版服务提出申请。申请人须在网上查册中心或公司查册流动版服务的登陆页面以「登记用户」或「无帐户使用者」登入注册处的电子查册服务，在「选项栏」的「数据」项下按「受保护数据」服务，以便提出申请。提交申请时须连同证明文件。

以纸本形式申请

所有类别的指明人士均可以纸本形式提出一次性申请。

透过专属账户在网上申请

只有以下属自然人的特定类别指明人士才可透过专属账户在网上提出申请：

清盘人

破产案受托人公职人员或公共机构

《公司 ( 住址及身分识别号码 ) 规例》附表指明的人士

律师或外地律师

执业会计师

金融机构或指定非金融业人士

如特定类别指明人士并非自然人的话，则须经其获授权代表透过获授权代表专属账户，提出申请披露受保护资料。